Digitalizace – věčné a stále živé téma, které čeří vody současného byznysu. V posledních letech vznikla nekonečná řada digitálních iniciativ a s nimi logicky přišla potřeba kontrolovat projekty a vývoj, plánovat kapacity, sledovat docházku či následně řídit vztahy se zákazníky a zajistit jim servis. Málokdo dnes potřebuje vývoj systému na míru, procesy v nejrůznějších firmách se značně přibližují a dostupné nástroje se zobecňují. Existuje řada standardizovaných řešení, která lze navíc snadno přizpůsobit specifickým potřebám firmy.

O něco komplikovanější je občas definice potřeb. Situaci na trhu zásadně změnila konsolidace velkých softwarových firem a snad ještě významněji cloud, který nabízí nepřeberné množství snadno a rychle dostupných nástrojů a řešení. Firmy rázem vypluly z dravého říčního proudu na volné moře. A jako bájný Odysseus hledají tu správnou cestu k systému, který odpovídá jejich potřebám. Jak při tom neztroskotat?

Přežít digitalizaci byznysu ve zdraví nemusí být zas tak složité. Ano, je to obrovská výzva. Naštěstí v tom firma nemusí být sama. Na trhu se pohybují konzultanti, kteří vhodná digitální řešení hledají dennodenně, a proto už znají nástrahy a specifika digitálních projektů z téměř každého odvětví. V drtivé většině případů není potřeba vymýšlet vymyšlené a plavba nekonečným mořem řešení může vést klidnými proudy předem připravených modulů, třeba pod vlajkou osvědčeného Atlassianu. Byť by se mohlo zdát, že na vyšperkovaný vývoj na míru nic nemá, opak je často pravdou. Ti, kteří chtějí mít všechno po svém a nenechají si poradit, si mohou projekt nepříjemně prodražit, odradit talenty a navíc do cíle dorazit o roky později, nebo dokonce nikdy.

Kde je tedy chyba? Často hned při zadání

Ve světě softwarových tendrů je realita o něco složitější. Uchazeč do výběrového řízení vstupuje takřka bez možnosti zjistit opravdové potřeby protistrany. Dostane vágní zadání a jasnou délku spolupráce. V průběhu dodávky pak dodavatel musí komunikovat navyšování ceny a času dodávky, protože se objevují nové skutečnost a nové požadavky. Je to chyba? Kdo za ni ale vlastně může? To, že dodavatel upozorňuje na změny, však chyba není. Snaží se zachránit, co může, a být transparentní, než aby se tvářil, že vše jde podle plánu, a na konci doručil nevyhovující dílo. Je tedy chyba u zadavatele, že lépe nezpracoval zadání? Jak jej mohl lépe zpracovat, když ani neví, co všechno by mohl, nebo měl chtít? Nakonec je to na zadavateli, jaké vícepráce schválí, nebo zda se rozhodne sadu změnových požadavků realizovat později a definuje si nyní pouze minimální funkční produkt či řešení. Snadné to není.

Lék na tuto bolístku jsme coby konzultanti v BiQ Group identifikovali ve třech základních rovinách. Zaprvé je potřeba více edukace. U klientů, na trhu, u specialistů a zejména u projektových manažerů. Zadruhé je nutné před projektem samotným dokonale zjistit reálné potřeby společnosti a zatřetí místo timeframů a časových dotací se soustředit na dodávání reálné práce bez bobtnání týmů a rozpočtů. Konkrétně jsme pak identifikovali pět následujících bodů pro zdravější digitální projekty:

  1. Investujte do plánování. Soustřeďte se na prvotní impuls, který k potřebě vytvořit projekt vedl, a z něj načrtněte jasnou mapu, čeho, proč a jak chcete dosáhnout. V průběhu projektu si pak validujte, zda za vytyčeným cílem skutečně jdete.
  2. Sestavte jasné zadání. Zaměřte se na hodnotu, kterou má nový systém přinést, a ptejte se, zda plní vaše potřeby. Nemusíte vypisovat každý technický detail, ale jasně definujte očekávání a nutné prvky.
  3. Nebojte se projektových talentů. Zvažte, jestli není čas na projektového manažera, který převezme za projekt odpovědnost a zaváže se, že dopadne k vašemu prospěchu.
  4. Vyberte kvalitní základy. Modernímu systému musí odpovídat i jeho architektura. Microservices a cloud jsou tak naprostou nezbytností, pokud chcete růst, udržet flexibilitu a zároveň systém udržovat v provozu a bez chyb.
  5. Začněte. Mnohokrát projekty ze strachu ani nezačnou. Pomoct s tím mohou čerstvé pracovní síly, které do svého týmu přivádíte. Mohou se na věci dívat jinak než dlouholetí pracovníci a přinést zkušenosti z jiných firem.

Není konzultant jako konzultant

Vrátím se zpět k analogii s mořeplavbou. Představte si, že si máte vybrat mezi dvěma loděmi, na které nastoupíte. První sice vypadá, že něco zažila, je však perfektně udržovaná. Patří protřelému kapitánovi s kopou historek, který si vás dobře změří, dá vám pár praktických tipů, jak přežít mořskou nemoc, zná každou mělčinu, perfektně vede posádku a navíc vám ukáže na mapě přesný plán cesty. Podobných cest má za sebou stovky a na vlastní kůži si prožil i nějakou tu silnější bouři a složitější manévry. Stojí na lodi, připraven vyrazit.

Druhá loď je zbrusu nová, nablýskaná, sterilní a vypadá to, že snad nikdy ani nevyplula z přístavu. Její kapitán sedí na souši a vítá vás s knihou v ruce. Horlivě vám vypráví, jaké technické vychytávky se při plavbě budou využívat, kolik uzlů loď popluje a proč je zrovna dnes správná chvíle vyplout. Jenže pak dojde na samotnou plavbu a tento kapitán vám předá manuál, klíče od lodi a popřeje šťastnou výpravu. S klidem odkráčí, že máte prý zavolat, kdybyste na moři třeba bloudili.

Takto můžeme s trochou fantazie popsat zásadní rozdíl mezi konzultantem praktikem a teoretikem. Neduhem čistě konzultačních společností je totiž to, že na realizaci samotnou často prakticky nesáhnou. Přijdou ke klientovi na projekt a hned mají jasno, proč by teoreticky mělo či nemělo fungovat to a zase tamto, a na konci vydají seznam doporučení. Čistou konzultační činností, ve které nejsou vystaveni dopadům navrženého a implementovaného řešení, totiž ztrácejí kontakt s realitou – jejich prací je vyslat zákazníka na moře bez kapitána a sledovat, jak plavbu vůbec zvládá.

Pokud se vydáte vstříc novému dobrodružství, ujistěte se, máte správného průvodce. A že vaše digitalizační odysea povede skrze vlastní zkušenosti a práci, ne podle akademických závěrů. Protože bez schopnosti vyhrnout si rukávy a umazat si ruce zkrátka k cíli nikdo nikdy nedoplul. A to ani ve světě softwaru.

Zdroj: TZ Hustá Komunikejšn
Autor: Marek Vejrosta, hlavní konzultant BiQ Group
Foto: Israel Andrade, Unsplash

Více o digitalizaci na CZECHSIGHT:

Éra chytrých budov začíná. Česká firma vyvíjí systém pro snížení spotřeby energie a produkci emisí
Vymanit správu budov ze 70. let a přispět k celosvětovému snížení emisí CO2. Měření energií, správa majetku, účetnictví a náklady v jedné aplikaci. To je cílem postupné digitalizace budov. Svým dílem přispívá i česká firma BeiT.
ČVUT v Praze získalo dva projekty v rámci kandidatury na Evropská centra pro digitální inovace v ČR
České vysoké učení technické v Praze si uvědomuje důležitost digitalizace pro rozvoj celé ekonomiky a ve svém širokém spektru je schopno nabídnout své služby nejen podnikům, ale i veřejnému sektoru.